Quicktipp: Papierloses Büro? Dokumente online aufbewahren

Eine junge Frau arbeitet an einem Schreibtisch zwischen zwei Aktenbergen
Bildrechte: IMAGO

MDR JUMP Do 31.08.2017 02:10Uhr 01:31 min

Audio herunterladen [MP3 | 1,4 MB | 128 kbit/s] Audio herunterladen [MP4 | 2,8 MB | AAC | 256 kbit/s] https://www.jumpradio.de/thema/quicktipp/quicktipp-dokumente-online-102.html

Rechte: MITTELDEUTSCHER RUNDFUNK

Audio

Jeder hat sie im Schrank, sie nehmen viel Platz weg, wachsen ständig an und machen obendrein noch viel Arbeit: Aktenordner. Während Fotos und Musik heutzutage ganz selbstverständlich digital gespeichert werden, herrscht bei Dokumenten immer noch Papierkrieg. Doch das muss eigentlich nicht sein.

Nur wenige Dokumente im Original notwendig

Ein Patient füllt eine Patientenverfügung aus
Bildrechte: IMAGO

Vor allem Privatpersonen müssen nur wenige Dokumente im Original aufheben: Dazu zählen beispielsweise Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen, Gerichtsurteile und Patientenverfügungen. Diese akzeptieren Behörden und Gerichte ausschließlich mit Unterschrift und ggf. Prägungen.  Unternehmer müssen zusätzlich zwingend Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Eingangsrechnungen im Original vorweisen können.

Welche Dokumente darüber hinaus im Original vorgezeigt werden müssen, ist rechtlich nicht eindeutig festgelegt. „Verzichten kann man getrost auf Rechnungen. Für Garantieansprüche und Umtausch reicht nach aktueller Rechtsprechung eine digitale Rechnung aus, solange darauf alles klar lesbar ist“, erklärt Rechtsexperte Jörg Heidrich vom PC-Fachmagazin c‘t. Verträge, Versicherungen, Steuerunterlagen und auch Rentenunterlagen werden inzwischen auch immer häufiger in digitaler Form akzeptiert.

Fehlende Originale bei Gericht

Was sich nicht leugnen lässt: Nach dem Vernichten der Originale bleibt eine gewisse Unsicherheit, denn Richter könnten in manchen Fällen auf Originale bestehen. „Bleibt hier nur eine Kopie, so hat man das Verfahren zwar nicht automatisch verloren“, so Jörg Heidrich. Vielmehr prüfe ein Richter dann, ob den elektronischen Dokumenten vertraut werden kann. Wem solch ein Szenario zu unsicher ist, der sollte doch alle Belege und Verträge im Original aufheben. Wer damit aber leben kann, kann auf ein so genanntes „papierloses Büro“ umbauen.

Vorteile und Nachteile des „papierlosen Büros“

Das papierlose Büro hat im Wesentlichen drei Vorteile:

Eine Frau sitzt mit Laptop und Smartphone in einem Café.
Bildrechte: IMAGO/Westend61

  • Digitale Unterlagen sind nicht so teuer und platzraubend wie Papierablagen.
  • Mit digitalen Unterlagen hat jeder schnellen Zugriff auf alle Dokumente und kann sie direkt an Steuerberater und Behörden weiterreichen.
  • Das papierlose Büro schont die Umwelt.

Aber natürlich gibt es auch Nachteile:

  • Das erstmalige Anlegen ist mit viel Aufwand und auch Investitionen verbunden. Sämtliche Dokumente müssen gescannt, digitalisiert und gut archiviert werden.
  • Der größte Vorteil ist auch ein Nachteil: Man ist jederzeit auf technische Hilfsmittel angewiesen. Fällt der heimische PC mal aus und man braucht schnell Unterlagen, könnte es Probleme geben.
  • Bestimmte Dokumente sind außerdem nur in Papierform gültig. Deshalb kann man nie ganz auf Ordner im Schrank verzichten.

Vorgehen beim Anlegen des digitalen Ordners

Grundsätzlich muss im Streitfall belegt werden, dass die digitalen Unterlagen mit den Originalen übereinstimmen. Um das zu erreichen, müssen sie revisionssicher gespeichert werden. Das wird indirekt beispielsweise im Handelsgesetzbuch erwähnt. Das heißt:

  • Das betreffende Dokument muss unverändert und fälschungssicher eingescannt sein, so dass Manipulationen nicht möglich sind. Dabei hilft spezielle Software: Sie protokolliert bei jedem Ablichtungsvorgang, wie und wann der Scan entstanden ist, und erzeugt eine schreibgeschützte Datei.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Um das Finden der Dokumente zu erleichtern, sollte man jedes einzelne Dokument mit dem richtigen Schlagwort versehen.
  • Alle Aktionen im Archiv werden nachvollziehbar protokolliert.

Wichtig: Digitale Unterlagen müssen so sicher verwahrt werden, dass sie nicht verloren gehen können. Wer seine Dokumente digital speichert, sollte auf ein mehrfaches Backup achten und diese nicht einfach nur in einem Ordner auf dem PC ablegen.

Fazit

Beim Aufräumen des Aktenschrankes sollte es niemand übertreiben. Denn bei vielen Unterlagen heißt es noch immer: Sammeln. Für gerichtliche Auseinandersetzungen sind Verträge, Versicherungen und Bescheinigungen im Original mit Unterschrift sicherer. Da es also weiterhin schwierig ist, gänzlich auf Papier zu verzichten, muss jeder für sich entscheiden, ob sich der Aufwand des Scannens und Archivierens lohnt.

Dieses Thema im Programm: MDR JUMP am Vormittag | 31.08.2017 | 9:20 Uhr

Zuletzt aktualisiert: 31. August 2017, 08:44 Uhr

Noch mehr Umschau-Quicktipps